Cómo importar datos de un PDF a Microsoft Excel

Si tiene un documento PDF, como un extracto bancario o un informe financiero, es posible que desee extraer esta información en Microsoft Excel. Con una función incorporada, puede importar y convertir automáticamente un PDF a Excel fácilmente.

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Esta conveniente característica puede salvarlo de la búsqueda de un convertidor de archivos PDF. No solo eso, sino que le permite elegir y elegir los datos del archivo que desea importar. Todo el proceso toma solo un minuto.

Nota: Desde el momento en que se implementó esta característica, agosto de 2020, solo ha estado disponible para los suscriptores de Office 365.


Conectar un archivo PDF a Excel

Para comenzar, seleccione la hoja con la que desea trabajar en Excel y vaya a la pestaña Datos. Haga clic en la flecha desplegable Obtener datos en el lado izquierdo de la cinta de opciones. Mueva el cursor a Desde archivo y elija "Desde PDF".

Localice su archivo en la ventana de exploración, selecciónelo y haga clic en "Importar".

A continuación, verá el panel Navegador. A la izquierda están las tablas y páginas de su archivo PDF. Puede buscar uno en la parte superior o simplemente seleccionar un elemento y ver una vista previa en el lado derecho.

Cuando vea el elemento que desea importar, haga clic en "Cargar" en la parte inferior de la ventana.

Una vez que sus datos se importan desde el PDF, debería verlos en su hoja junto con la barra lateral Consultas y conexiones. Este práctico punto le permite ajustar los datos conectados si lo desea, y le explicaremos estas opciones a continuación.


Ajustar la configuración de carga

Si prefiere cargar los datos en un formato específico, como una tabla dinámica o en una nueva hoja de cálculo, seleccione la flecha desplegable Cargar y elija "Cargar en" en su lugar.

Luego elija sus opciones en la ventana Importar datos y haga clic en "Aceptar".


Transformar los datos con Power Query

Otra opción para importar datos desde el PDF es transformarlos mediante el Editor de Power Query. En la ventana navegador donde seleccione el elemento a importar, haga clic en "Transformar datos" en la parte inferior en lugar de "Cargar".

Esto abrirá la ventana de Power Query, donde puede hacer cosas como elegir o agregar más columnas, transponer filas y columnas, administrar parámetros y dar formato a los datos.


Ajustar los datos conectados

Si desea ajustar los datos que importó, puede hacerlo abriendo los datos desde la barra lateral Consultas y conexiones. A continuación, puede realizar acciones como editarlo con el Editor de Power Query, duplicar, combinar, agregar una referencia o eliminar los datos conectados.

Como se mencionó, verá la barra lateral Consultas y conexiones abierta cuando importe su archivo PDF. Si lo cierra, puede volver a abrirlo yendo a la pestaña Datos y haciendo clic en "Consultas y conexiones" en la cinta.

Coloque el cursor sobre los datos conectados y verá aparecer una ventana. En la parte inferior, tiene acciones para Ver en hoja de cálculo, Editar y Eliminar. Si hace clic en los tres puntos, verá opciones como Duplicar, Referencia y Combinar.

También puede manipular los datos dentro de su hoja como lo haría normalmente. Si usas una tabla, puedes filtrar y ordenar. También puede seleccionar un estilo diferente, actualizar la fuente y aplicar formato adicional.

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