7 trucos de Microsoft Office que puede aprender


WORD
Casi todo el mundo usa Word, pero no todos los usuarios pueden considerarse expertos. Sin embargo, estos dos trucos te ayudará a acercarte un paso más al dominio del programa.

1. Selección de cuerpos separados de texto
Si mantienes presionada la tecla Ctrl mientras resaltas el texto, puedes seleccionar dos secciones completamente separadas al mismo tiempo.


En una nota similar, si mantiene pulsada la tecla Ctrl y, a continuación, haga clic en cualquier parte del texto, sólo seleccionará esa frase.

2. Acceso Rápido
La barra de acceso rápido en la esquina superior izquierda de la interfaz de usuario de Word está equipada con métodos abreviados para guardar, deshacer y rehacer por defecto, pero se vuelve muy potente cuando se personaliza por sí mismo.


Utilice el menú desplegable y seleccione Más comandos para ver una lista completa de las formas en que puede personalizar la barra de herramientas.


Si realmente te sientes aventurero, puedes añadir tus propias macros a la barra de herramientas.

Tu barra de acceso rápido cuenta con un método abreviado de revisión ortográfica y un botón que comparte el documento actual en un correo electrónico.



EXCEL

3. Formato Condicional
El formato condicional es una forma segura de hacer que tus hojas de cálculo de Excel sean más interesantes visualmente, y es realmente muy fácil de implementar.

El primer paso es asegurarse de que está trabajando con datos que van a beneficiarse de la técnica. En el ejemplo se ha compilado una tabla de calificaciones de usuarios de IMDb para episodios individuales de The Simpsons , como se puede ver a continuación.


Hay una gran cantidad de información abarrotada en una pequeña cantidad de espacio, pero no es particularmente fácil ver qué episodios están altamente calificados y cuáles no lo son de un vistazo. El formato condicional puede ayudar a remediar esto.

Sería bastante fácil resaltar nuestros datos y usar una de las opciones pre-construidas en el menú desplegable de Formato Condicional en la sección Estilos de la pestaña Inicio de la Cinta .


Se recomienda también adaptar su resultado usando la opción Nueva Regla que puede ver arriba.


Esta pantalla nos permite ajustar nuestro formato para cumplir con nuestras especificaciones exactas. Voy a cambiar a una escala de tres colores con el menú desplegable de Estilo de formato . También voy a cambiar ambos campos de tipo a número y establecer el valor de cada uno manualmente. Esto se debe a que no quiero un episodio que marque en los 7s bajos para ponerse rojo, ya que es todavía una puntuación relativamente alta.


Una vez que esté satisfecho con los ajustes, haga clic en Aceptar .


Debe terminar con algo como la imagen de arriba. Ahora es fácil tener una idea general de lo que nuestros datos transmiten simplemente mirando el formato.

PowerPoint
Cuando se trata de la suite de Microsoft Office , PowerPoint es a menudo subestimada. Un usuario novato sólo puede ser capaz de producir presentaciones de diapositivas simples, pero en manos de un experto, es realmente muy poderoso . Aquí hay algunos consejos rápidos sobre cómo aprovechar al máximo el software.

4. Incorporación de fuentes
El uso de fuentes personalizadas en PowerPoint es una forma de agregar interés visual, pero si transfiere el documento a otro sistema antes de presentarlo, podría tener problemas. Afortunadamente, existe la solución.

Vaya a Archivo > Opciones , luego diríjase a la sección Guardar del menú.


Marque la casilla de verificación etiquetada como Incrustar fuentes en el archivo . Esto asegurará que las fuentes se guarden como parte del documento, haciendo la presentación verdaderamente portátil.

5. Utilice el panel de selección
Otro consejo que simplifica el proceso de establecer contenido en tus diapositivas. Si haz añadido varias imágenes a tu presentación encabezando Insertar > Ilustraciones > Formas . Por desgracia, hemos insertado varoas al mismo tiempo, así que se han coagulado en un gran lío.


Podría hacer clic en partes aleatorias de la burbuja hasta que agarrar el icono individual que quiero. Como alternativa, puedo aprovechar el panel de selección.

Haga doble clic en cualquier icono para abrir la ficha Formato .


Haga clic en Panel de selección y se abrirá en el lado derecho de la pantalla.


Puede utilizar este menú para seleccionar elementos individuales, que luego puede moverse como de costumbre. Incluso puede usar la tecla Mayús o Ctrl para seleccionar varios elementos a la vez.


Puedo usar el panel de selección para hacer que mi diapositiva se vea exactamente como quiero que sea.

6. Deslice desde el contorno
Este consejo será particularmente útil para los estudiantes . Imagina que acabas de pasar una hora escribiendo notas sobre un tema en particular, luego descubres que va a tener que presentar sus hallazgos a la clase. ¿No sería genial producir una presentación de PowerPoint de la obra que ya tiene en la mano?

Puede parecer demasiado bueno para ser verdad, pero es posible. Para empezar, primero prepare sus notas en Word.



PowerPoint hará todo lo posible con lo que se le dé, pero en general, es mejor utilizar los estilos de título para darle al software una mano amiga. Como puede ver, he utilizado el método de selección de múltiples secciones de los textos que pasamos antes de acelerar el proceso.

A continuación, vaya a PowerPoint. En la ficha Inicio , haga clic en Nueva diapositiva y, a continuación, seleccione Diapositivas del esquema .


Navegue hasta el documento que contiene sus notas y haga clic en Insertar .


Debes elegir algunas diapositivas pre-hechas basados ​​en sus notas. Ahora sólo tiene que hacer algunos ajustes visuales y listo, su presentación está hecha.

7. Mostrar, no decir
Este consejo es más teórico para cualquiera que se embarcara en un proyecto de PowerPoint. Se aconseja a los usuarios a tratar de ilustrar su punto a la audiencia mediante imágenes, en lugar de sólo la palabra escrita.

Este es un aspecto importante de PowerPoint que muchas personas pierden. La mayor fortaleza de PowerPoint es su capacidad para reunir todo tipo de visuales diferentes. Haga un gráfico ( cómo crear un gráfico circular ). Añada un diagrama. Incluya un video de YouTube. Puede empacar sus diapositivas con texto, pero eso no significa que nadie lo va a leer. Y si lo hacen, no te escucharán. En su lugar, jugar a las fortalezas del formato.

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