Mitos comunes de la gestión documental

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Mitos comunes de la gestión documental
Hay un montón de conceptos erróneos acerca de la gestión documental (abreviado GD) que mantienen a las empresas de vuelta de hacer el cambio a los documentos electrónicos. Vamos a separar los mitos de los hechos para que pueda tomar una decisión informada.


Mito # 1: La administración de documentos es demasiado costosa
Las empresas de todos los tamaños están buscando reducir los costos, no gastar más en cosas que ya están haciendo. Un error común es que los sistemas de gestión de documentos son demasiado caros para valer la pena la inversión. Pero, al contrario, estos sistemas realmente ahorran tiempo, dinero y recursos a las empresas. Los empleados de cada nivel gastan hasta un tercio de su tiempo buscando documentos y recreando documentos perdidos o mal archivados. Esas horas se suman a la pérdida de dinero y productividad. Con GD, cualquier documento está disponible con sólo unos clics y las horas de búsqueda agotadas se reducen a minutos. Su empresa comienza a ahorrar dinero en los procesos de documentos, y los empleados pasan más tiempo en tareas de misión crítica.

Mito # 2: Sin papel es imposible para nuestro negocio
Muchas oficinas e industrias-legales, médicas, etc.- son tan dependientes de los archivos y registros en papel que no piensan que alguna vez escaparán del montón de papel. Pero eso es como negarse a ir al médico porque tiene demasiados problemas de salud. La gestión de documentos tiene como objetivo mejorar los flujos de trabajo al reducir su dependencia del papel, en lugar de eliminar el papel de todos los aspectos de su negocio.

Mito # 3: El papel es más confiable y seguro
La tangibilidad de los documentos en papel lleva a muchas personas a creer que son el medio más estable y confiable. Pero, con demasiada frecuencia, los documentos en papel son inaccesibles para las personas que los necesitan. A veces, otro compañero de trabajo tiene el archivo que necesita, o el documento que está buscando se ha perdido o esta mal archivado. Eso no es confiabilidad. Los documentos digitales son mucho más fáciles de encontrar, indexar y compartir. Además, los documentos en papel son propensos a robo, pérdida y desastres naturales. Una vez que un documento en papel se ha ido, se ha ido para siempre. Sin embargo, los documentos digitales están correctamente respaldados y pueden protegerse para evitar el acceso no autorizado.

Mito # 4: No tenemos el personal de TI para mantener un sistema de gestión de documentos
Los sistemas digitales están diseñados para hacer que los procesos empresariales sean más rápidos y fáciles. También son fáciles de usar, por lo que con muy poca formación todos en la oficina serán capaz de utilizar el sistema de manera eficiente. No hay necesidad de un personal de TI dedicado para apoyar su sistema de gestión de documentos.

Cuando se evalúan de forma objetiva, los beneficios de la gestión de documentos tendrán fácilmente un impacto positivo en tu negocio con los beneficios de reducir costos, mayor eficiencia y mayor seguridad de la información.

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